เลือกระบบ POS ร้านอาหารยังไง — 8 ข้อที่ต้องดูก่อนเซ็น

คนส่วนใหญ่เริ่มเลือกระบบ POS จากการเทียบลิสต์ฟีเจอร์ ซึ่งเป็นวิธีที่ทำให้เลือกผิดได้ง่ายที่สุด เพราะทุกเจ้าเขียนลิสต์ให้ยาวไว้ก่อน และฟีเจอร์ที่ไม่ได้ใช้ไม่ได้ช่วยอะไร แต่กลายเป็นความซับซ้อนที่ต้องสอนพนักงานทุกคนที่เข้าใหม่

วิธีที่ใช้ได้จริงกว่าคือเริ่มจากงานที่ร้านคุณทำอยู่ทุกวัน แล้วดูว่าระบบไหนทำให้งานนั้นเร็วขึ้น ไม่ใช่ดูว่าระบบไหนทำอะไรได้เยอะกว่า

เริ่มจากสามคำถามนี้ ไม่ใช่จากลิสต์ฟีเจอร์

สามข้อนี้กำหนดหน้าตาของระบบที่คุณต้องการเกือบทั้งหมด ตอบให้ได้ก่อนเปิดหน้าเว็บของเจ้าไหน

1. ออเดอร์เข้าร้านคุณทางไหนบ้าง รับที่เคาน์เตอร์อย่างเดียว หรือมีพนักงานเดินรับที่โต๊ะ มีลูกค้าสแกน QR สั่งเอง มีเดลิเวอรีจากหลายแพลตฟอร์ม ถ้าออเดอร์เข้าหลายทาง สิ่งที่คุณต้องการคือระบบที่รวมทุกทางมาไว้ที่เดียว ไม่ใช่ระบบที่เก่งเรื่องหน้าเคาน์เตอร์อย่างเดียว

2. ครัวรับงานยังไง ตะโกนบอก เสียบใบเข้าราง หรือมีจอ ถ้าครัวคุณเริ่มมีปัญหาออเดอร์ตกหล่นช่วงพีค เรื่องนี้สำคัญกว่าฟีเจอร์การตลาดทั้งหมดรวมกัน (อ่านเรื่องจัดคิวออเดอร์เข้าครัว)

3. ใครเป็นคนดูตัวเลข และดูตอนไหน ถ้าคุณเป็นคนเดียวที่ดู และดูตอนปิดร้าน ระบบที่มีรายงานเชิงลึกสิบหน้าไม่ได้ช่วยอะไร แต่ถ้าคุณต้องส่งตัวเลขให้บัญชีทุกเดือน ความสามารถในการดึงข้อมูลออกมาเป็นไฟล์คือสิ่งที่ต้องดูก่อน

8 ข้อที่ต้องดูก่อนเซ็น

1. ระบบออกใบกำกับภาษีได้ถูกตามกฎหมายไหม

ข้อนี้คนตรวจน้อยที่สุดแต่แก้ทีหลังยากที่สุด เพราะไม่ใช่แค่เรื่องความสะดวก แต่เป็นเงื่อนไขตามกฎหมาย

ร้านอาหารเข้าข่าย กิจการค้าปลีก ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรฯ (ฉบับที่ 32) ข้อ 2(2) ซึ่งจัด "กิจการภัตตาคาร" — นิยามกว้างถึงกิจการขายอาหารหรือเครื่องดื่มทุกชนิด — ไว้ในกลุ่มนี้ตรง ๆ ร้านที่จดทะเบียน VAT แล้วจึงมีสิทธิออก ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ให้ลูกค้าหน้าร้านได้

จุดที่คนเข้าใจผิดบ่อยคือ สิทธินั้นมีอยู่แล้วตามกฎหมาย สิ่งที่ต้องขออนุมัติคือการใช้เครื่องหรือระบบออกใบกำกับ ไม่ใช่ตัวสิทธิ — ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/6 กำหนดว่าผู้ประกอบการค้าปลีกที่ประสงค์จะใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินเพื่อออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ต้องยื่นคำขออนุมัติต่ออธิบดีก่อน (แบบ ภ.พ.06 ตามประกาศฯ ฉบับที่ 46 ข้อ 2)

ประกาศฯ ฉบับที่ 46 ข้อ 4 ระบุระบบ POSS (Point of Sale System) ไว้ตรง ๆ ไม่ใช่แค่เครื่องแคชเชียร์แบบเก่า และในทางปฏิบัติคุณจะใช้เครื่องนั้นออกใบกำกับอย่างย่อให้ถูกต้องก่อนได้รับอนุมัติไม่ได้ เพราะข้อ 3(4) และข้อ 5(6) บังคับให้ใบกำกับต้องมี เลขรหัสประจำเครื่องที่อธิบดีกำหนดให้ ซึ่งได้มาหลังอนุมัติเท่านั้น

ข้อที่ควรถามผู้ให้บริการตรง ๆ ประกาศฯ ฉบับที่ 46 ออกในยุคที่เครื่องยังพิมพ์ม้วนกระดาษต่อเนื่อง ระบบ POS บนแท็บเล็ตสมัยใหม่จึงมักต้องขออนุมัติเป็นราย ๆ ตามข้อ 9 (เครื่องที่มีลักษณะอื่น) ให้ถามว่า เคยมีร้านที่ใช้ระบบนี้ผ่านการอนุมัติ ภ.พ.06 มาแล้วหรือยัง และเขาช่วยเตรียมเอกสารอะไรให้บ้าง คำตอบจะบอกได้ทันทีว่าเขาเคยเจอของจริงหรือไม่

อีกสองข้อที่ต้องเช็กฝั่งระบบ:

• ต้องออกได้ทั้งอย่างย่อและเต็มรูป เพราะประกาศฯ ฉบับที่ 32 ข้อ 2(3) กำหนดเป็น หน้าที่ ว่าร้านต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูปตามมาตรา 86/4 ให้ทุกครั้งที่ลูกค้าเรียกร้อง (และถ้าจะออกทั้งสองแบบจากเครื่องเดียวกัน ต้องระบุไว้ในคำขออนุมัติด้วย ตามประกาศฯ ฉบับที่ 46 ข้อ 8)
• ราคาที่แสดงต้องรวม VAT แล้ว ตามมาตรา 86/6 วรรคหนึ่ง และใบกำกับอย่างย่อเองต้องมีข้อความระบุชัดว่ารวม VAT แล้ว ซึ่งกระทบวิธีกรอกราคาตอนตั้งเมนูโดยตรง

นอกจากเส้นทาง ภ.พ.06 กรมสรรพากรยังมีระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt และระบบประทับรับรองเวลาสำหรับผู้ประกอบการรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี ซึ่งเป็นคนละเส้นทางกัน ถามผู้ให้บริการว่ารองรับแบบไหน

ถ้าร้านคุณยังไม่ได้จด VAT ข้อนี้ยังไม่บังคับตอนนี้ แต่ให้ถามไว้ก่อน เพราะวันที่ยอดขายทะลุเกณฑ์แล้วต้องจด คุณจะไม่อยากย้ายระบบพร้อมกัน (อ่านเรื่องภาษีร้านอาหาร)

2. ดึงข้อมูลออกมาเก็บเองได้ฟรีไหม

ระบบที่ให้ export ไฟล์ออกได้ตลอด แปลว่าคุณเป็นเจ้าของข้อมูลตัวเองจริง มีเจ้าในตลาดที่ให้ใช้ฟรีถาวรแต่การส่งออกข้อมูลอยู่ในแพ็กเกจเสริมที่ต้องจ่ายเพิ่ม ค่าสมัครนั้นย้ายง่าย แต่ข้อมูลที่ดึงออกไม่ได้ย้ายยากกว่ามาก — ถามก่อนเซ็น ไม่ใช่ตอนจะย้าย

ถามพ่วงอีกสองข้อ: ข้อมูลย้อนหลังดูในระบบได้กี่วัน และเก็บจริงกี่วัน สองอย่างนี้ไม่เหมือนกัน

3. ตอนเน็ตหลุด อะไรใช้ไม่ได้บ้าง

อย่าถามว่า "ออฟไลน์ได้ไหม" เพราะแทบไม่มีเจ้าไหนตอบว่าไม่ได้ แต่แต่ละเจ้าตัดฟีเจอร์ตอนออฟไลน์ไม่เหมือนกัน — บางระบบขายต่อได้แต่คืนเงินไม่ได้ เพิ่มลูกค้าใหม่ไม่ได้ หรือสต๊อกไม่อัปเดตจนกว่าเน็ตจะกลับมา

คำถามที่ใช้ได้จริงคือ "ตอนเน็ตหลุด อะไรใช้ไม่ได้บ้าง และข้อมูลจะ sync กลับยังไงเมื่อเน็ตมา" ร้านที่อยู่ในตลาดหรือห้างที่เน็ตไม่นิ่ง ข้อนี้สำคัญกว่าฟีเจอร์ครึ่งหนึ่งในลิสต์

4. ผูกกับฮาร์ดแวร์ของเขาแค่ไหน

ถามให้ชัดว่าต้องซื้อเครื่องของเขาไหม เครื่องพิมพ์ใบเสร็จใช้ของเดิมที่ร้านมีได้ไหม และถ้าเลิกใช้บริการ เครื่องที่ซื้อไปยังใช้กับระบบอื่นได้หรือกลายเป็นที่ทับกระดาษ

ถ้าร้านมีแท็บเล็ตหรือมือถืออยู่แล้ว ระบบที่รันบนเครื่องทั่วไปทำให้ต้นทุนเริ่มต้นต่ำกว่าและเปลี่ยนใจง่ายกว่า แต่ถ้าต้องซื้อเครื่องใหม่ทั้งชุดอยู่ดี ให้เทียบราคารวมทั้งก้อนกับเครื่องเฉพาะทางก่อนตัดสิน

5. ซัพพอร์ตติดต่อได้ตอนไหน

ข้อนี้เจ้าของร้านมักตรวจตอนที่สายเกินไปแล้ว ร้านอาหารพีคตอนเย็น เสาร์อาทิตย์ และวันหยุดยาว ซึ่งเป็นเวลาที่ออฟฟิศส่วนใหญ่ปิด ถ้าระบบล่มทุ่มครึ่งวันเสาร์แล้วต้องรอวันจันทร์ นั่นคือสองวันที่ร้านขายโดยไม่มีระบบ

ถามเป็นตัวเลข: เปิดกี่โมงถึงกี่โมง เสาร์อาทิตย์เปิดไหม ติดต่อทางไหนได้บ้าง และตอบภายในกี่ชั่วโมง บางเจ้าโฆษณาว่าดูแลทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงแล้ว ให้ถามต่อว่าช่องทางไหนและตอบจริงภายในกี่ชั่วโมง คำตอบว่า "มีทีมซัพพอร์ตดูแล" ไม่ใช่คำตอบ

6. สัญญาผูกมัดกี่เดือน และจ่ายรายปีคุ้มจริงไหม

ถามสามข้อ: มีสัญญาขั้นต่ำไหม ยกเลิกกลางคันได้ไหมและมีค่าปรับหรือเปล่า และ ถ้าปีหน้าร้านซบลงจะขยับลงแพ็กเกจเล็กได้ไหม ข้อสุดท้ายคนไม่ค่อยถามเพราะตอนเซ็นทุกคนคิดว่าร้านจะโตขึ้นอย่างเดียว

ส่วนลดจ่ายรายปีถูกกว่าจริง (หลายเจ้าให้ประมาณฟรีสองเดือน) แต่คุณจ่ายเงินก้อนล่วงหน้าให้ระบบที่ยังไม่เคยใช้จริงแม้แต่วันเดียว และเงินก้อนนั้นมักไม่ได้คืนถ้าเลิกกลางทาง ถามให้ชัดว่าถ้ายกเลิกกลางปี คืนเงินส่วนที่เหลือไหม

ทางที่ปลอดภัยกว่าคือจ่ายรายเดือนช่วงแรก แล้วค่อยขยับเป็นรายปีเมื่อผ่านช่วงพีคจริงมาแล้วอย่างน้อยหนึ่งเดือน คุณจะจ่ายแพงกว่าราว 15–20% ในช่วงนั้น แลกกับการไม่ต้องทิ้งเงินก้อนถ้าระบบไม่เข้ากับร้าน — นี่เป็นวิธีลดความเสี่ยง ไม่ใช่กฎตายตัว ถ้าคุณเคยใช้ระบบนั้นมาก่อนแล้ว จ่ายรายปีตั้งแต่แรกก็คุ้มกว่า

7. ถ้าเก็บข้อมูลลูกค้า ระบบพร้อมตาม PDPA ไหม

ถ้าคุณจะใช้ฟีเจอร์สมาชิก สะสมแต้ม หรือเก็บเบอร์ลูกค้าไว้เรียกคิว นั่นคือการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

ร้านคือ ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (คนตัดสินใจว่าจะเก็บอะไร เพื่ออะไร) จึงมีหน้าที่ตามมาตรา 37 และ 39 แต่ ไม่ได้แปลว่าผู้ให้บริการระบบไม่มีหน้าที่ — ผู้ให้บริการ POS โดยทั่วไปอยู่ในฐานะ ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งมาตรา 40 กำหนดหน้าที่ของตัวเองไว้ ทั้งการดำเนินการตามคำสั่งของร้านเท่านั้น การจัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม การแจ้งเหตุละเมิดกลับมาที่ร้าน และการจัดทำบันทึกกิจกรรมการประมวลผล ฝ่าฝืนมีโทษปรับทางปกครองไม่เกิน 3 ล้านบาทตามมาตรา 86 และมาตรา 40 วรรคสามยังบังคับให้ ต้องมีข้อตกลงระหว่างร้านกับผู้ให้บริการ ด้วย

คำถามที่ควรถามจึงมีสี่ข้อ ไม่ใช่แค่ "ระบบทำอะไรได้บ้าง":

• มีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPA) ให้เซ็นไหม — กฎหมายบังคับให้มี ไม่ใช่ของแถม
• เก็บหลักฐานการให้ความยินยอมได้ไหม มาตรา 19 บังคับให้ขอความยินยอมโดยชัดแจ้ง เป็นหนังสือหรือผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ และความยินยอมที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขถือว่าไม่มีผลผูกพัน ร้านจึงต้องพิสูจน์ได้ว่าขอไว้เมื่อไรและเพื่ออะไร
• ลบข้อมูลลูกค้ารายคนได้ไหมเมื่อถูกขอ เป็นสิทธิตามมาตรา 33 และมาตรา 37(3) บังคับให้ร้านต้องมีระบบตรวจสอบเพื่อลบได้จริง แต่ไม่ใช่สิทธิเด็ดขาด — มาตรา 33 วรรคสองยกเว้นข้อมูลที่ต้องเก็บตามกฎหมาย บิลขายที่ต้องเก็บตามกฎหมายภาษีจึงลบตามคำขอไม่ได้ ให้ถามว่าระบบแยก "ลบโปรไฟล์ลูกค้า" ออกจาก "ลบบิล" ได้ไหม
• ถ้าข้อมูลรั่ว เขาแจ้งร้านภายในกี่ชั่วโมง มาตรา 37(4) ให้ร้านมีเวลาแจ้งสำนักงานคุ้มครองข้อมูลฯ แค่ 72 ชั่วโมงนับแต่ทราบเหตุ ถ้าผู้ให้บริการรู้ก่อนแล้วบอกช้า ร้านคือคนที่โดนปรับ

ถ้ายังไม่ได้จะเก็บข้อมูลลูกค้า ข้ามข้อนี้ไปก่อนได้

8. ราคาขั้นถัดไป และสิ่งที่ยังไม่รวมในราคา

ดูราคาแพ็กเกจถัดไปตั้งแต่วันนี้ เพราะคุณกำลังเลือกระบบที่จะอยู่กับร้านไปอีกหลายปี และถามให้ครบว่ามีอะไรที่ยังไม่รวมในราคาที่เห็น เช่น ค่าติดตั้ง ค่าอบรม ค่าเพิ่มสาขา ค่าเพิ่มผู้ใช้ ค่าธรรมเนียมต่อรายการ

บางเจ้าขึ้นราคาเป็นขั้นละหลักร้อย บางเจ้าไม่มีขั้นกลางแต่ขายเป็นฟีเจอร์เสริมรายตัว ซึ่งอาจถูกกว่าถ้าคุณต้องการเพิ่มแค่อย่างเดียว ให้คำนวณจากฟีเจอร์ที่จะใช้จริงในอีกหกเดือนข้างหน้า ไม่ใช่จากรูปแบบการตั้งราคา — ถ้ายังไม่แน่ใจว่าต้องเริ่มที่แพ็กเกจไหน อ่านเรื่องแพ็กเกจฟรีว่าพอสำหรับร้านแบบไหน

ทดสอบยังไงก่อนย้ายทั้งร้าน

การกดเล่นตอนว่างไม่ได้บอกอะไรเลย ระบบที่ดูดีตอนกดเล่นกับตอนคนเข้าพร้อมกันสิบโต๊ะเป็นคนละเรื่องกัน ทดสอบแบบนี้แทน

ลองด้วยเมนูจริงของร้าน สักสิบรายการขึ้นไป รวมเมนูที่มีตัวเลือก เช่น เผ็ดน้อย เพิ่มไข่ พิเศษ เพราะเมนูที่มีตัวเลือกคือจุดที่ระบบส่วนใหญ่เริ่มช้าและกดยาก

จับเวลาบิลที่ซับซ้อนที่สุด ไม่ใช่บิลง่ายสุด ลองบิลแบบสี่คนสั่งคนละอย่าง แยกจ่ายสองคน มีคนขอเพิ่มเมนูตอนอาหารออกไปแล้ว นับจำนวนครั้งที่ต้องกด

ให้พนักงานลองโดยไม่มีคุณอธิบาย เกณฑ์ที่เราใช้คือถ้าเขาหาปุ่มยกเลิกรายการเองไม่เจอในหนึ่งนาที ตอนร้านยุ่งจริงจะหนักกว่านั้น

ลองพังดู ปิดเน็ตกลางบิล กดยกเลิกหลังส่งเข้าครัวแล้ว แก้บิลที่ปิดไปแล้ว สามอย่างนี้ไม่ใช่เคสสมมติ เป็นสิ่งที่ร้านเจอเป็นประจำ

ทดสอบอย่างน้อยหนึ่งช่วงพีคเต็ม ๆ ก่อนตัดสินใจย้ายทั้งร้าน และอย่าย้ายระบบในสัปดาห์ที่มีเทศกาลหรือวันหยุดยาว

สัญญาณที่ควรถอยก่อนเซ็น

• ไม่แสดงราคาบนเว็บ ต้องติดต่อฝ่ายขายก่อนถึงจะรู้ ไม่ได้แปลว่าไม่ดีเสมอไป แต่แปลว่าคุณเทียบกับเจ้าอื่นเองไม่ได้ก่อนคุย ถ้าเจอแบบนี้ให้ขอใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุครบทั้งค่าติดตั้ง ค่าอบรม และราคาแพ็กเกจถัดไป
• ตอบเรื่อง export ข้อมูลไม่ตรงคำถาม ข้อนี้ตอบยากเฉพาะเมื่อคำตอบจริงคือทำไม่ได้
• เร่งให้เซ็นวันนี้เพราะโปรหมดสิ้นเดือน ระบบที่คุณจะใช้ไปอีกหลายปี ไม่ควรตัดสินใจด้วยส่วนลดสามเดือน
• ไม่ให้ทดลองด้วยเมนูจริงของร้านเลย หรือให้ลองแต่เป็นบัญชีสาธิตที่ใส่เมนูตัวเองไม่ได้ — ทดลองแบบมีวันหมดอายุไม่ใช่ปัญหา หลายเจ้าให้ 30–90 วัน ปัญหาคือทดลองแล้วไม่ได้ทดสอบงานจริงของร้าน
• สัญญาว่าจะมีฟีเจอร์นั้นเร็ว ๆ นี้ ให้ตัดสินใจจากของที่ใช้ได้วันนี้เท่านั้น

แล้ว Ginzii ตอบข้อไหนได้บ้าง

เขียนตรง ๆ ตามแปดข้อข้างบน เพื่อให้คุณเอาไปเทียบกับเจ้าอื่นด้วยเกณฑ์เดียวกันได้

• ข้อมูล — export เป็นไฟล์ Excel ได้ฟรีทุกแพ็กเกจ · แพ็กเกจที่จ่ายเงินเก็บข้อมูลจริง 5 ปี และ ถ้าวันหนึ่งคุณเลิกจ่ายจนระบบลดกลับไปแพ็กเกจฟรี บิลยุคที่จ่ายเงินยังถูกเก็บครบ 5 ปีเหมือนเดิม ไม่ถูกลบตามเพดานของแพ็กเกจฟรี
• ฮาร์ดแวร์ — ใช้บนแท็บเล็ตหรือมือถือที่มีอยู่แล้ว ไม่ต้องซื้อเครื่องของเรา
• สัญญา — ไม่มีสัญญาผูกมัด ไม่มีแพ็กเกจรายปีให้จ่ายก้อนล่วงหน้า คิดเป็นรายเดือนอย่างเดียว หยุดจ่ายเมื่อไรระบบจะลดกลับไปแพ็กเกจฟรีให้เอง ไม่มีค่าธรรมเนียมยกเลิก
• ราคา — แสดงครบบนหน้าเว็บ ไม่ต้องโทรถาม เริ่มฟรีได้โดยไม่ใช้บัตรเครดิต ขั้นแรกที่ต้องจ่ายคือ ฿99 ต่อเดือน
• ทดลอง — แพ็กเกจฟรีใช้ได้ทันที ใส่เมนูจริงของร้านทดสอบได้เลย ไม่ใช่บัญชีสาธิต

และสิ่งที่เรายังไม่มี พูดตรง ๆ เหมือนกัน: ยังไม่มี Public API สำหรับต่อกับระบบอื่นเอง · ยังไม่มีปุ่มเปลี่ยนแพ็กเกจด้วยตัวเองในแอป (อัปเกรดทำผ่านหน้าสมัคร ส่วนการลดแพ็กเกจใช้วิธีหยุดจ่ายแล้วระบบลดให้เอง) · และแพ็กเกจฟรีจำกัด 50 บิลต่อเดือน ซึ่งเหมาะกับการทดลองมากกว่าร้านที่ขายทุกวัน

ส่วนข้อ 1 (ใบกำกับภาษี) กับข้อ 7 (PDPA) เป็นข้อที่ ต้องดูทั้งฝั่งระบบและฝั่งร้าน — ต่อให้ระบบพร้อม ร้านก็ยังต้องยื่น ภ.พ.06 ขออนุมัติเอง และยังเป็นผู้ควบคุมข้อมูลตามกฎหมายอยู่ดี ขณะเดียวกันผู้ให้บริการก็มีหน้าที่ของตัวเองตามมาตรา 40 ที่โยนให้ร้านไม่ได้ ใครบอกว่าใช้ระบบเขาแล้วเรื่องพวกนี้จบเอง ให้ถามต่อว่าจบยังไง

ดูรายละเอียดทุกแพ็กเกจและเริ่มใช้ฟรี — หรือถ้ากำลังจะเปิดร้านและอยากได้ลำดับงานทั้งหมด มีเช็กลิสต์วางระบบ POS ก่อนเปิดร้านไล่ตามไทม์ไลน์ไว้ให้แล้ว